ECサイトを運営していると色々なタスクに日々追われますよね。
受発注管理、システム運用、在庫管理や顧客対応など、やらなくてはならないタスクが大量に降りかかってきます。
そんなたくさんのタスクを、ECサイトを運営しているみなさんはどのように管理してますでしょうか。
近年、スマートフォンが普及した影響で、たくさんのタスク管理、スケジュール管理のアプリがあるかと思います。
こういったアプリでタスクを管理することももちろん可能ですし、便利なのですが、タスクを確認する際にいちいちスマホを開かなくてはいけなかったり、自由に書けなかったりと、不便なことも多いです。
そこで今回は、最近多くのメディアでも取り上げられている、紙一枚でタスクを管理する方法についてご紹介していきます。
1. 紙を横にし、十字に線を引く
まず紙を横にして、十字に線を引きます。
これは、タスクの種類を4分割にするために線を引いているのですが、具体的にどのように種類分けしているかというと、
矢印は以上のように、「重要度」と「緊急度」を２つに分けて考えています。
つまり、4分割すると、
以上のようにタスク分けをして、タスクを書き出していくことになります。
2.タスクの種類ごとにタスクを書きだす
十字に線を引くことが出来たら、次にタスクの種類ごとにタスクの書き出しを行っていきましょう。
以下は、タスクを書きだす際の例ですが、だいたいこのようなタスクを書きだすと、綺麗にまとまります。
タスク種類①のタスクは、今日絶対にやらなくてはいけないタスク管理です。
これは、その日のうちに必ず完了する必要があるものだけを書き出すようにしましょう。
タスク種類②は、「緊急だが重要ではない」タスクです。
メールを送ったり、発注作業をしたりなどあまり頭を使わなくてもできる、5分〜10分くらいのタスクを書き出しておくと、ちょっとしたスキマ時間にタスクを消化していくことが可能です。
タスク種類③は、「重要だが緊急ではない」タスクです。
このタスクは、今必ずしもやるべきではないが、長期的に見たら成果につながる、もしくは、業務が改善されるというタスクを書いておきます。
このタスクを書き出しておくと、長期的にみて何が重要なのかを自分で把握しておけるので、非常に重要です。
3.終了したタスクは線を引いて消していく
完了したタスクは、赤ペンで消していきましょう。
こうすることで、今日いくつタスクを完了したのか、また、どのタスクが完了していないのか、把握しやすいです。
ここで残ったタスクは、また翌日タスクを書く際に、書き直して新たなタスクを加えましょう。
まとめ
今回は、A4用紙1枚で1日のタスクを管理する方法についてご紹介してきました。
アプリケーションで管理すると、紙を持ち歩いたりする面倒が省けるので、余計な荷物を持たずに済むという利点はもちろんあります。
しかし、紙で管理すると、より自由にタスクを書き込むことができたり、よりシンプルにタスクを把握することができます。
ECサイトを管理していて、タスク管理に悩まされている方は是非とも本記事を参考にして、紙でのタスク管理を実践してみてはいかがでしょうか。
